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Latidos Caninos Se reserva el derecho de cambiar los términos de la presente Política de Privacidad en cualquier momento.
En busca de atender las consultas y reclamos de los titulares de los datos personales, E-Group Colombia S.A.S. adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
Cubrir todos los aspectos administrativos y organizacionales que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con E-Group Colombia S.A.S.
Constitución Política de Colombia, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008 y C - 748 del 2011
E-Group Colombia S.A.S. respeta los principios establecidos en la ley y atenderá todas las finalidades derivadas de la recolección de datos personales. E-Group Colombia S.A.S. incorpora en todas sus actividades el respeto por la protección de datos personales. Para hacer esto posible, se solicita desde el inicio del registro, la autorización para el uso de los datos personales para las finalidades propias. A través de sus plataformas, E-Group Colombia S.A.S. dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
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f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. a) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
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están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS Datos Personales Sensibles Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. E-Group Colombia S.A.S. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento. Tratamiento de Datos Personales Sensibles Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
· El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
· El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
· El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
· El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
· l Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
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Bajo esta salvedad, y teniendo en cuenta que los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes, E-Group Colombia S.A.S. se compromete a respetar los derechos de los menores. Así, cumpliendo con lo consignado en la Constitución Política, el código de la infancia y adolescencia y lo señalado en la Sentencia C- 748 de 2011.
PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a E-Group Colombia S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a E-Group Colombia S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por E-Group Colombia S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DEBERES DE ALTIPAL S.A EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES E-Group Colombia S.A.S., tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. E-Group Colombia S.A.S. se compromete a hacer uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Generalidades Sobre la Autorización E-Group Colombia S.A.S. solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio donde se informará la finalidad del tratamiento de los datos.
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E-Group Colombia S.A.S. informará al titular de los datos, lo siguiente:
· El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
· Los derechos que le asisten como Titular.
· Los canales en los cuales podrá formular consultas, actualizaciones y/o reclamos.
Consultas Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán consultar sus datos personales que reposan en cualquier base de datos. E-Group Colombia S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para esto, E-Group Colombia S.A.S. garantiza:
· Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
· Establecer formularios, sistemas y otros métodos.
· Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación mediante el correo info@e-group.com.co o vía telefónica al (57 1) 703 2948.
Las consultas generadas por los Titulares de los datos personales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección info@e-group.com.co Reclamos El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante E-Group Colombia S.A.S. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico info@e- group.com.co, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a
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dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
REGLAS GENERALES APLICABLES E-Group Colombia S.A.S. establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
· Garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
· Tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes.
· Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
· Es responsabilidad de los colaboradores de E-Group Colombia S.A.S. reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
· Para garantizar la protección de la información personal, adoptará en sus portales los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar mecanismos de seguridad tecnológicos como es el caso de software de seguridad, firmas digitales, certificados SSL, Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS), como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la entidad.
FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE ALTIPAL S.A. Los Responsables Es Responsable del tratamiento de datos personales "la persona natural o jurídica, pública o privada, que [...] decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos". En el caso de E-Group Colombia S.A.S., el área Administrativa es el responsable de adoptar las medidas necesarias para el buen tratamiento de los datos personales.
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Los Encargados Es Encargado del tratamiento de datos personales "la persona natural o jurídica, pública o privada, que [...] realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento". Esto supone que E-Group Colombia S.A.S., para cada tratamiento de datos, defina sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un Responsable. Deberes de los Encargados E-Group Colombia S.A.S. distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de E-Group Colombia S.A.S. mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).
EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, E-Group Colombia S.A.S. inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía, identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas.
VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de E-Group Colombia S.A.S. Es un deber de los empleados y colaboradores de E-Group Colombia S.A.S., conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento. La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada el día tres (03) de septiembre de 2017.
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